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Jul 24, 2023

Defensor Público do Condado de LA atualiza sistema de gerenciamento de casos com AWS

Erin Brereton escreveu sobre tecnologia, negócios e outros temas para mais de 50 revistas, jornais e publicações online. Quando Mohammed Al Rawi ingressou no Los Angeles County Public

Erin Brereton escreveu sobre tecnologia, negócios e outros temas para mais de 50 revistas, jornais e publicações online.

Quando Mohammed Al Rawi ingressou na Defensoria Pública do Condado de Los Angeles como seu primeiro CIO em 2019, reduzir o uso de papel da organização e facilitar o acesso às informações relacionadas ao caso eram objetivos centrais.

O que Al Rawi descobriu, no entanto, foi uma variedade de sistemas legados – incluindo o que ele descreve como telas verdes baseadas em programação COBOL que datam da década de 1960 – sendo usados ​​para gerenciar informações relacionadas a casos.

Assim, a Defensoria Pública começou a investigar as opções disponíveis para um sistema de gestão de casos. Além de precisar digitalizar 160 milhões de registos e cerca de 100.000 caixas de papel contendo informações relevantes sobre casos, também teve de determinar uma forma de tratar os documentos que o gabinete recebe regularmente de parceiros do sistema judicial, como agências de aplicação da lei — o que poderia envolver ficheiros físicos adicionais.

“Trabalhamos com muitas agências de justiça que ainda fornecem informações em papel; milhares de documentos nos são entregues fisicamente”, diz Al Rawi. “Você pode transformar sua organização, mas o que fazer com as fontes externas de informação analógica?”

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Inicialmente, a Defensoria Pública do Condado de Los Angeles considerou contratar pessoal de digitação de dados para inserir as informações em um sistema central, mas percebeu que contratar pessoas para preencher essas funções seria uma tarefa considerável.

“Quando fizemos as contas, descobrimos que seriam necessários em média 24 minutos por caso para inserir informações relevantes de um relatório policial”, diz Al Rawi. “Recebemos documentos de 99 órgãos de detenção. É um condado enorme; temos 10 milhões de habitantes. Teríamos necessário colocar dezenas de funcionários de entrada de dados em mais de 30 locais em todo o condado.”

Em vez disso, a defensoria pública começou a examinar alternativas baseadas em tecnologia que lhe permitiriam converter papel em arquivos digitais.

Depois de conversar com vários fornecedores e conduzir um piloto de prova de conceito com Amazon Web Services, diz Al Rawi, decidiu usar três das soluções da empresa: Amazon Textract para entrada de documentos; Amazon Comprehend, um serviço de processamento de linguagem natural que pode identificar insights e relacionamentos dentro de texto por meio de aprendizado de máquina; e Amazon S3, serviço de armazenamento de objetos em nuvem da AWS.

Juntas, as soluções ajudaram a Defensoria Pública do Condado de Los Angeles a processar o grande volume de documentos e relatórios de diversas agências, afirma Kim Majerus, vice-presidente da AWS para educação do setor público dos EUA e governo estadual e local. Os advogados agora podem acessar rapidamente informações digitalizadas relacionadas ao caso, em vez de ter que carregar resmas de papel para o tribunal.

“No governo, especificamente, vemos muitos sistemas legados”, diz Majerus. “A liderança da Defensoria Pública realmente viu a oportunidade de agilizar e ser mais eficiente. Fornece ao defensor – o verdadeiro funcionário do condado de LA – um ambiente mais ágil; em vez de procurar algo, está na ponta dos dedos. É mais fácil extrair as informações para que eles possam apoiar melhor cada caso.”

Mohammed Al Rawi CIO da Defensoria Pública do Condado de Los Angeles

Os scanners HP em praticamente todos os escritórios foram programados com códigos QR que podem ser anexados a um documento quando um advogado ou membro da equipe de suporte o digitaliza. O sistema identifica automaticamente o caso, o tipo de documento e para qual pasta ele precisa ser encaminhado.

Como os documentos de uma agência de detenção geralmente possuem tipos consistentes de informações, o sistema baseado na AWS é capaz de usar inteligência artificial para identificar e extrair cada seção de uma página. Os recursos de aprendizado de máquina ajudam o processo a se tornar mais sutil e preciso à medida que é executado, diz Al Rawi.